Facciamo il punto della situazione
L’Art. 37 del decreto-legge 9 febbraio 2012, n. 5 prorogava al 30 giugno 2012 il termine di cui all’Art. 6 comma 2 della Legge 28 gennaio 2009, n. 2 “Conversione in legge, con modificazioni, del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185” il quale prevedeva che “Entro tre anni dalla data di entrata in vigore del presente decreto tutte le imprese, già costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in vigore, dovevano comunicare al registro delle imprese l’indirizzo di posta elettronica certificata.”
La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un’estensione del sistema di posta elettronica tradizionale, rilasciata da un gestore autorizzato e regolata da una specifica normativa, che consente di scambiare messaggi (e documenti allegati) con la massima sicurezza e con lo stesso valore legale (in tutti casi previsti dalla legge) della notifica a mezzo posta Raccomandata con Ricevuta di ritorno.
La PEC garantisce inoltre la certezza dell’invio, della consegna, dell’immodificabilità del contenuto e della riservatezza del messaggio, oltreché dell’identificazione certa della casella mittente.
Con una casella di Posta Elettronica Certifica è comunque possibile inviare e ricevere anche messaggi di posta elettronica ordinaria.
Le norme più recenti hanno esteso potenzialità e importanza della PEC dal solo ambito delle amministrazioni a quelli delle imprese, dei professionisti e di tutti i privati cittadini.
Come funziona
La trasmissione viene considerata di Posta Certificata solo se entrambi gli interlocutori dispongono di caselle PEC, facenti capo a gestori autorizzati anche diversi. In caso contrario il sistema potrà fornire solo una parte delle funzionalità previste, anche in relazione a chi, tra mittente e destinatario, è il possessore della casella PEC (ad esempio potrebbe non esserci la ricevuta di avvenuta consegna).
Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata per legge per un periodo di 30 mesi, consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse.
Per attivare una casella PEC è necessario rivolgersi ad uno dei Gestori autorizzati che sono in possesso dei requisiti previsti dalla normativa di riferimento. I Gestori di PEC che possono fornire tale servizio, devono essere preventivamente inscritti in un apposito elenco pubblico tenuto dall’Agenzia per l’Italia Digitale (www.digitpa.gov.it).
Nella seguente tabella è presentata un’analisi comparativa delle caratteristiche tra i vari metodi di posta al momento disponibili.
Per una descrizione dettagliata riferirsi a: Funzionamento della Posta Elettronica Certificata.
Ma… per le aziende l’utilizzo è un obbligo?
Nonostante la PEC costituisca un’ottima alternativa all’invio di raccomandate cartacee o comunicazioni elettroniche prive di tracciabilità, la disciplina attuale non prevede in modo chiaro se le aziende private siano vincolate all’utilizzo e pubblicazione di tale sistema. Tuttavia, seppur con alcune difficoltà interpretative, si può giungere alla conclusione che rende assolutamente raccomandabile la registrazione di una casella di PEC e la relativa pubblicazione insieme a tutte le informazioni che la normativa, in modo più chiaro, impone.
Il motivo di questa interpretazione nasce dal combinato disposto della Legge n.2/2009 con l’art.2250 del Codice Civile e l’art. 7 del D.lgs.70/2003. Infatti, mentre l’art.2250 del Codice Civile impone la pubblicazione dei dati dell’azienda anche sullo spazio elettronico (web) eventualmente detenuto, il D.Lgs.70/2003 prevede (per le imprese che fanno commercio elettronico) l’obbligo di comunicare (tra gli altri elementi) l’indirizzo di posta elettronica cui poter effettuare comunicazioni. Infine la Legge 2/2009 impone alle aziende, professionisti e Pubbliche Amministrazioni di dotarsi di PEC.
Sulla base di quanto citato appare conseguenza logica il fatto che la PEC costituisca un vero e proprio “domicilio elettronico” da rendere pubblico sia su carta intestata che su spazio elettronico e come tale comporti l’applicabilità delle sanzioni previste in caso di parziali informazioni fornite al pubblico.
Documentazione
