Con la pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale n. 89 del 16 aprile 2014 della Circolare AgID n. 65/2014 entrano in vigore le nuove modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici.
I conservatori che intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato per qualità e sicurezza chiedono l’accreditamento all’Agenzia per l’Italia Digitale.
Ricordiamo che la conservazione sostitutiva è un processo legale/informatico regolamentato dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico.
La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e dovrebbe permettere ad aziende e all’amministrazione pubblica di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni.
Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l’equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. È infatti la tecnologia della firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto.
Fonte: CSQA
A cura di: Alessandra Gervasi
