La nuova Norma sui Sistemi di Gestione per la Qualità ISO 9001, riconoscendo ed accogliendo finalmente la realtà delle moderne metodologie di diffusione delle informazioni (basti pensare ad internet o a network esterni come I-Cloud), ha deciso di compiere una vera e propria rivoluzione nella definizione dei requisiti che regolano la progettazione, la preparazione, l’implementazione, il mantenimento e l’aggiornamento del sistema documentale richiesto alle organizzazioni che intendano certificarsi.
Di seguito la esaminiamo in dettaglio.
Leggendo la Norma ci si accorge immediatamente che i requisiti relativi al sistema documentale sono più vaghi, meno stringenti e che si fa riferimento per la prima volta a qualcosa di completamente nuovo che va sotto il nome di “informazioni documentate” da mantenere attive e/o conservare.
La terminologia “informazione documentata” va a sostituire due termini ai quali eravamo ormai abituati da anni e che sapevamo perfettamente come gestire: stiamo parlando dei “documenti” e delle “registrazioni“.
Pensando ai documenti ed alle registrazioni, era inevitabile che ci venisse in mente qualcosa di classico: il Manuale Qualità, una procedura cartacea, un modulo, un test di validazione di un processo.
La nuova ISO 9001 fa riferimento, invece, a qualcosa di decisamente più ampio che va a includere, ad esempio, il linguaggio utilizzato per redigere queste informazioni documentate, l’eventuale versione del software utilizzato, i mezzi di supporto con i quali tratteniamo l’informazione (che possono essere cartacei o elettronici) e molto altro. Un’informazione documentata può essere un diagramma di flusso, una chiavetta USB, un DVD o una check list, senza alcuna distinzione.
A questo punto qualcuno potrebbe obiettare che anche la ISO 9001:2008 parlava di informazioni citando il supporto con il quale vengono condivise e che, quindi, non sia cambiato assolutamente nulla.
Se ci si sforza, però, di andare al di là di una lettura superficiale si vedrà che la prospettiva è completamente diversa e che la norma attuale ha dovuto forzare la mano per provare ad adattarsi ai tempi che stanno cambiando.
La ISO 9001:2015 dà per scontato che le informazioni possano essere qualcosa di completamente diverso dai documenti e dalle registrazioni ma, soprattutto, estende la definizione “informazioni documentate” a tutte quelle informazioni che l’organizzazione ritiene di dover mantenere sotto controllo e conservare, senza specificare e imporre quali debbano essere oltre un certo dettaglio.
In conclusione, al di là delle varie forme di documentazione sopra citate, la Norma prescrive soltanto che le imprese predispongano N°5 “documenti” obbligatori in aggiunta ad alcune “registrazioni”, lasciando campo libero alle esigenze di tutti.
Sta all’abilità di chi imposta il nuovo Sistema creare qualcosa di snello, ma, al tempo stesso, efficace per migliorare l’azienda stessa, accompagnandola da oggi fino al 2025, data prevista per l’uscita della nuova edizione della Norma.
